Die Besonderheit der digitalen gegenüber der analogen Akte sind – neben der erhöhten Sicherheit – die optionalen „Self-Service“-Funktionen. Diese ermöglichen, dass jeder Mitarbeiter seine eigene Digitale Personalakte einsehen kann.
Darüber hinaus sind Digitale Personalakten mit besonderen Zugriffsberechtigungen sowie einer höheren Datensicherheit versehen. Meistens werden diese Aktenstrukturen separat verwaltet, um allen rechtlichen Anforderungen zu genügen.