Eine Digitale Akte führt mithilfe von Steuerungslogik zusammengehörige Daten/Dokumente zusammen. Besonders hilfreich ist die Möglichkeit, Akten in Akten zu organisieren, um so eine intuitive und vollständige Informationsstruktur zu erhalten.
Diese Strukturen werden zu Beginn des Customizings mit Ihnen erarbeitet und über die erfassten Metadaten der einzelnen Dokumente gesteuert. Metadaten sind Informationen, die zu einer Datei/Dokument bekannt sind, aber nicht zwangsläufig aus der Datei/Dokument stammen. Meistens werden Metadaten aus einem ERP gewonnen oder auch zu Beginn als Stammdaten erstellt. In diesem Zusammenhang fallen oft auch die Begriffe „Bewegungsdaten“ und „Positionsdaten“.
Hier die wichtigsten Punkte:
- Flexibilität der Verwaltung
- Exakte Zugriffssteuerung
- Echtzeitüberwachung aller Zugriffe und Bearbeitung
- Revisionssichere Ablage
- Optimierung des Arbeitsalltags (Workflows, Recherche, Ablage, Dokumentation)
- Benutzerfreundlichkeit/User Experience